Belge yönetim sistemleri, özellikle elektronik belgeler ve uzaktan çalışma iş yapmanın yolu olduğu için, büyük bir ticari anlam ifade edebilir.

Bu yazıda, bu soruların çoğuna cevap vermeye çalışacağız:

  • Doküman Yönetimi: Tam olarak ne?
  • Elektronik belge yönetim yazılımı nedir?
  • Şirketler neden dijital belge yönetimini seçmeli?
  • Nasıl bir doküman yönetim sisteminiz var?

Belge yönetimini nasıl tanımlarsınız?

Belge yönetimi, depolama, düzenleme ve almanın yanı sıra paylaşımı yönetme ve kurumsal DMS’nizi koruma sürecidir. Ancak bu, iş dünyasındakiler için bir belge yönetim yazılımına sahip olduğunuz gerçeğinin gerçek bir yansıması değildir.

Örneğin, Word belgelerini veya Excel elektronik tablolarını bilgisayarda tutmak, belgeleri yönetecektir. Belgeleri yönetmenin başka bir yolu da belgeleri saklamak için dosya dolapları kullanmaktır.

Bu şekilde, belge yönetiminin, ister dijital ister kağıt olsun, sahip olduğunuz herhangi bir belgeyi nasıl yönettiğiniz anlamına geldiği sonucuna varabiliriz.

Kağıt belge yönetimi, dosya dolapları, klasör zımbaları ve ataşlar anlamına geliyordu. Şu anda muhtemelen aynıdır, ayrıca Word, Excel, PDF görüntüleri ve her gün kullandığınız diğer dosyalar gibi dijital dosyalar.

Doğal olarak, dijital dosyalarla ilgili sorunlardan biri de onları düzenlemek ve – bir kere çoğunu topladığınızda – onları herkes için erişilebilir kılmaktır. Bu, bir belge yönetimi uygulamasının kullanışlı olabileceği yerdir.

Elektronik belge yönetim yazılımı nedir?

Birçok sistem otomatikleştirilmiş iş akışı işlevleri içerir. Dijital bir belge gönderme ve onaylama sürecini hızlandırmak için iş akışlarını önceden ayarlamak veya gerekirse geçici olarak oluşturmak mümkündür. Belgeler kağıt oldukları zamanki gibi davranırlar. Ancak bu sefer aslında hareket etmiyorlar, bu da onları daha güvenli ve daha kolay bulmalarını sağlıyor.

Belge yönetimi çözümleri arıyorsanız, muhtemelen Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) kelimesiyle karşılaşacaksınız. Örneğin müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı ile entegre edebilirsiniz.

Firmaların doküman yönetim sistemlerini tercih etme sebepleri nelerdir?

Doküman yönetim sistemleri işletmelere sayısız fayda sağlayabilir.

  • Uzaktan çalışmayı kolaylaştırır. Kağıt bir ev ofisinden diğerine istediğiniz şekilde taşınamaz. Bilgisayarlarda yerel olarak depolanan dosyalar, paylaşım için alınmalı ve e-postayla gönderilmeli veya karşıya yüklenmelidir. Bu yöntem herkes için verimliliği azaltır. Paylaşılan dosyalar yaptıklarına son vermeli, dosyaya ihtiyacı olanlar ise sabırlı olmalı.
  • Verimliliği artırır. Ofislerde, ev ofisinizde ve hatta yolda çalışan çalışanlarınız olması fark etmez, herkes ihtiyaç duyduğu verilere ihtiyaç duyduğu anda erişebilir. Ancak, sadece daha fazla iş yaratmakla ilgili değil. Satış temsilcileri, müşterilerin karşısına otururken ihtiyaç duydukları bilgileri alabilir ve satış sürecini hızlandırabilir. Otomatikleştirilmiş iş akışları, AP gibi süreçleri hızlandırabilir ve ödemeleri hızlandırabilir.
  • İşyeri güvenliğini artırır. Dijital belgeler, fiziksel kağıt taşıma ihtiyacını ortadan kaldırır ve belgelerin hareket halindeki kullanıcılar tarafından erişilebilir olmasını sağlar. Ayrıca, yerinde ve uzaktaki çalışanların bir karışımıyla hibrit bir ortam oluşturmak daha kolaydır.
  • Kağıt tüketimini azaltır. Muhtemelen kağıt belgeleriniz var ve bazılarını yazdırmanız gerekebilir, ancak ofisler tarafından yazdırılan miktar azalır, çünkü tüm işletmeye hizmet etmek için tek bir dijital belge kullanılabilir. Herkes sisteme erişebilirse, kopyaları yazdırmaya daha az ihtiyaç vardır. Yeni belge doğrudan sistemde kolayca basılabilir, hemen kullanılabilir ve kullanmak isteyen herkes tarafından erişilebilir.
  • Bütçeleme ve kontrolde daha iyi maliyet kontrolü sağlar. Kağıt kullanımı azalır, bu da daha az kağıt anlamına gelir, ancak tasarruf kağıt maliyetinden daha fazladır. Dijital belgeler, dosya dolaplarının yanı sıra belgelerin saklanması ve arşivlenmesiyle ilgili maliyetler anlamına gelir. Çalışma alanınızı yönetmenize yardımcı olabilecek ve belgelerinizin düzgün aralıklarla yerleştirildiğinden emin olmanıza yardımcı olacak daha fazla ofis alanı olacaktır. Belgeleri kağıt formda göndermek için yaygın olan nakliye maliyetlerini azaltmak mümkündür. Bir program olarak kullanım maliyeti daha doğru bir şekilde değerlendirilebilir, izlenebilir ve yönetilebilir.
  • İş çevikliğini geliştirir. Elektronik belgeler İnternet hızında hareket edebilir.
  • İş sürekliliğini sağlar. Nerede olursanız olun, önemli belgelere siz ve iş arkadaşlarınız erişebilir. Özel veya genel bulut (bulutunuzda) çalıştırmak, ofisinizden ayrılmanıza, başka bir yerde oluşturmanıza ve çalışmaya devam etmenize olanak tanır.
  • Felaketten kurtarma. Dijital olarak saklanan belgeler yedekten hızla geri yüklenebilir. Yedek sistemlere sahip bir bulut dağıtımı kullanıyorsanız, uygulamaya bağlı olarak kurtarma süreleri ve kurtarma noktası kurtarma hızlı olabilir.
  • bilgi yönetimi. Sürüm kontrolü gibi özellikler, işletmelerin belgelerdeki değişiklikleri, yaşlarını ve belge yaşam döngüsünü izlemesine olanak tanır. (Sürüm denetimi, yedekleme ve olağanüstü durum kurtarmada da önemli bir bileşendir.) Merkezi olarak depolanan belgeler, ek sunucu alanı tüketecek veya bir sabit diske dönüşecek olan birden çok kopyanın farklı bölgelerde bulunmasını önler.

Bulut mu yoksa dahili bir belge yönetim sistemi mi?

Bir önceki bölümde Riyad’ın bulut tabanlı belge yönetim sisteminden bahsetmiştik. Yaygın olarak kullanılsalar da, belgeleri yönetmenin tek yolu değildirler. Bulut veya şirket içi olmak üzere iki tür uygulama vardır.

Bulut belge yönetim sistemleri. Profesyonel veya kişisel yaşamınızda kullandığınız diğer birçok uygulama gibi, bunlar da bulutta bulunur. Herkese açık olan bulut tabanlı uygulamalar olarak kabul edilirler; bu, İnternet üzerinden erişilebildikleri, ancak kişisel bilgilerinizin herkese açık olarak erişilebilir olmadığı anlamına gelir. Bu sisteme bağlanmak için sadece sizin ve çalışanlarınızın internet bağlantısına ihtiyacınız var.

Bu sistemin avantajları şunlardır:

  • Siteye donanım yüklemeye gerek yoktur.
  • BT yardımı arama zorunluluğu yoktur.
  • Bakım veya destek ücreti yoktur, yalnızca yıllık abonelik vardır.
  • İnternet erişimi olan her yerde güvenli erişim.
  • Hızlı kurulum ve devreye alma.
  • Tüm veri yedekleri güvenli veri merkezlerinde saklanır.
  • Veri merkezi sistem yedekliliği, tutarlı kullanılabilirlik sağlar.
  • Ofis ve uzaktan çalışma için idealdir.

Yerinde belge yönetimi. Bu, yazılımı satın aldığınız ve ardından ofisinizdeki fiziksel bir sunucuda veya özel bulutunuzda ağınıza yüklediğiniz anlamına gelen bir dağıtım türüdür.

İnsanlar neden yerinde belge yönetimini seçiyor?

  • Verilere yönelik güvenlik politikaları, tüm yazılımların bir kuruluşun altyapısında bulunmasını ve barındırılmasını gerektirir.
  • Uzak istemcilere VPN gibi yazılımları, yedeklemeleri ve bağlantıyı desteklemek için BT altyapısı ve personeli zaten mevcuttur.
  • İş önceliği
Bagikan:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.