Proje maliyet tahminini doğru yapmazsanız tüm emekleriniz boşa gidecektir. Bir proje maliyet tahmini, müşteriden ne kadar ücret almanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Doğru anlamazsanız, çalışmayan ve ekip kaynaklarını boşa harcayan bir projeye takılıp kalırsınız.
Bir projenin maliyetini tahmin etmek kolay değildir. Bu, kuruluşunuzun geçmişte üzerinde çalıştığı benzer projelere, bunlara ne kadar zaman harcandığına ve karlı olup olmadıklarına bakmak anlamına gelir.
Bu blog hakkında:
- Proje maliyet tahmini nedir?
- Üç proje tahmini yöntemi
- Tahminler neden ve nasıl çalışmaz?
Proje maliyet tahmini nedir?
Bir proje yöneticisi, bir projenin maliyetini zaman, kaynaklar ve diğer faktörleri göz önünde bulundurarak belirler.
Proje öncesi maliyet tahmini yapılır. Proje yöneticisi, müşteriye doğru bir fiyat teklifi vermek ve projeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamak için yeterli kaynak olup olmadığını belirlemek için bu numarayı kullanır. Bu nedenle, bir projenin maliyetini belirlemek, planlamasının önemli bir parçasıdır. Bu, bir ajansın işi yapıp yapamayacağını ve projenin para kazanıp kazanamayacağını belirleyen en önemli faktörlerden biridir.
Proje yöneticileri neden maliyet tahminlerinden nefret ediyor?
Tahmin etmek zor. Proje maliyetlerini doğru bir şekilde tahmin etmek için matematiğe ek olarak, geçmiş verilere, kaynak kullanılabilirliği hakkında doğru bilgilere ve gerçek zamanlı izlemeye ihtiyacınız vardır.
Proje maliyetleri nasıl tahmin edilir?
Yöneticiler, bir projenin ne kadara mal olacağını anlamak için insanları, zamanı ve ekipmanı dikkate almalıdır.
Tahmini maliyetleri iki gruba ayırın.
- Doğrudan maliyetler: projeyle ilgili harcamalar ve kaynaklar. Bu maliyetler projenin tüm aşamalarını ve görevlerini kapsar.
- Dolaylı maliyetler, parmağınızı koyamayacağınız maliyetlerdir. Bu maliyetlerin bazıları, ajansınızın sürekli olarak ödediği yazılım veya diğer kaynaklar için olabilir.
Görünen maliyetleri belirledikten sonra, olmayanları düşünün.
Varsayımlar ve “eğer” maliyetleri, tahmininize bir güvenlik marjı verir. Bu maliyetler, müşterilerle ek toplantılar veya dışarıdan bir yüklenicinin işe alınması gibi önceki tahminlerdeki boşlukları kapsar.
Proje maliyetini tahmin etmenin üç yolu
Proje maliyetlerini tahmin etmenin kolay yolları vardır. Üç yönteme bakalım.
Aşağıdan yukarıya tahmin
Aşağıdan yukarıya tahmin, her bir görevin maliyetini belirleyerek bir projenin maliyetini belirleme yöntemidir.
Aşağıdan yukarıya yöntemiyle, geçmiş projelerden bilgi toplar ve ekibinize çeşitli görevlerin ne kadar sürdüğünü sorarsınız.
Tüm proje görevlerinin bir listesini yaparak başlayın. Ardından, her bir görevin ne kadar süreceğini belirleyin.
3 noktalı tahmin
Fazla zamanınız yoksa, üç noktalı bir tahmin kullanın.
Bu yöntemin arkasındaki fikir PART’tır (PERT). Bu süreç zaman alıcıdır, maliyetlidir ve son teslim tarihleri vardır. Planın iyi çalışıp çalışmadığını, iyi olup olmadığını sorar.
Bir müşteri, bir marka oluşturma kiti oluşturmak için şirketinizi işe alır. Geçmişte benzer şeyler yaptığınızda, müşterilerden yaklaşık 6.500 dolar alır ve güzel bir kâr elde ederdiniz.
Ardından, üç farklı senaryo kullanarak geçmiş projelerin maliyetlerini tahmin edersiniz: kötümser, iyimser ve beklenmedik durum. Beklenen maliyetiniz 6.500 ABD dolarıdır, ancak diğer iki durumda ne kadara mal olacağını da bulmanız gerekir. En kötü maliyet 9.500 dolar ve en iyi maliyet 5.000 dolar olabilir.
Projenin ne kadara mal olacağını öğrenmek için bunlardan birini seçin. Hepsini toplayın ve ortadaki sayıyı tahmin etmek için üçe bölün.
Bu strateji için tahmin, geçmiş projelerden gelen verilerin kullanılması anlamına gelir. Bunu yapmazsanız, tüm projenin maliyetini değiştirebilir.
parametre tahmini
Geçmiş projelerden elde edilen veriler, yeni tahminleri daha doğru yapmak için parametre tahmininde kullanılır.
Ekibinizin her görevi ne kadar sürede tamamlaması gerektiğini belirleyin. Ardından, kuruluşunuzun geçmişte neler yaptığına bakın.
Bu kayıtlarla, her bir görevin ne kadar süreceğini tahmin edebilirsiniz. Her bir iş için faturalandırılabilir saat sayısını her ekip üyesinin saatlik ücretiyle karşılaştırın.
Bu yöntem, tasarımcıya ve yazara ödenecek oranları hesaba kattığı için aşağıdan yukarıya tahminden farklıdır. Kaynak maliyetleri arttıkça, nihai maliyet tahmini de artar.
Proje maliyet tahminindeki sorunlar nelerdir ve nasıl düzeltilir?
Proje maliyet tahminleri genellikle yanlıştır çünkü basit matematikten daha fazlasını temel alırlar. Personel eksikliği veya iş kapsamındaki değişiklikler gibi birçok nedenden dolayı proje maliyet tahminleri atlanabilir.
Ancak proje maliyet tahminlerinizin mümkün olduğunca doğru olmasını sağlamak için yapabileceğiniz şeyler var:
Küçük başlayın ve maliyetleri çok erken tahmin etmeyin.
Bir şeye maliyet oluşturmaya yeni başladıysanız, önümüzdeki 6 veya 12 ayda ne kadara mal olacağını tahmin etmek en iyi fikir olmayabilir. Proje çalışması başladığında, çalışanlar ve işletme yönetimi için maliyetleriniz büyük olasılıkla artacaktır.
Bu, maliyet tahmininizin güncelliğini yitirmiş olabileceği ve ajansınıza beklediğinizden daha pahalıya mal olabileceği anlamına gelir. Yapmanız gereken projelerle hemen başlamak mantıklı olabilir.
Proje hedeflerini sınırlayın.
Bir projenin geniş kapsamı genellikle maliyet tahminine yardımcı olmaz. Ne yaptığı hakkında net bir fikre sahip olmadan ne kadara mal olduğunu belirlemeye çalışırsanız, her bir işin ne kadara mal olduğu konusunda yanlış bir fikre sahip olabilirsiniz.
Kesin bir kapsamınız yoksa, önceki bir projeden benzer bir kapsama bakarak daha doğru bir maliyet tahmini elde edebilirsiniz. Gelecekteki projelerinizde kapsam kaymasını daha iyi yönetmek ve planlamak için proje kapsam şablonumuzu da kullanabilirsiniz.
Ekibinizi yormayın
Maliyet tahmini, ekibinizin art arda altı hafta boyunca %90 kapasitede çalışmasına dayanıyorsa, hızla sorun yaşayabilirsiniz. Bir ekip üyesi hastalanırsa veya tatile çıkarsa, tüm tahmini siler.
Ve tahmininiz bu kadar yüksek düzeydeki çalışmalarına dayanıyorsa, muhtemelen proje boyunca onları yıpratacaksınız. Güvende olmak için, bir projenin maliyetini belirlerken kapasite kullanımınızı %80 civarında tutun.
Artık bir projenin maliyetini nasıl tahmin edeceğinizi, yapılması ve yapılmaması gerekenleri bildiğinize göre, doğru araçların nasıl yardımcı olabileceğini görelim.
kapatma
Bir projenin ne kadara mal olacağına dair iyi bir fikir edinmek için bir hesap makinesinden ve bir elektronik tablodan daha fazlasına ihtiyacınız var.
Proje yöneticileri, ekiplerinin ne kadar meşgul olduğunu, projenin ne kadara mal olacağını ve geçmişte beklenmedik maliyetleri olup olmadığını düşünmelidir. Proje yöneticileri, maliyetini belirlemek için geçmiş proje verilerini kullanarak geçmişte diğer müşteriler için yaptıkları çalışmalara dayanarak bir projenin ne kadara mal olacağını tahmin edebilirler.
